Introduction

PRISMO respecte et protège vos données personnelles. En appliquant les mesures relatives au RGPD, PRISMO s’engage à être transparent sur la collecte des données personnelles et leur utilisation. PRISMO veille à traiter les données à caractère personnel dans le respect des principes explicités ci-dessous.

Nos utilisateurs inscrits partagent leur identité professionnelle, leur parcours académique et professionnel et sont assistés dans l’identification de leur profil de comportement, de motivations et de leurs compétences techniques grâce à des outils développés par PRISMO.

Un utilisateur qui est un administrateur (recruteur, manager ou coach) peut accéder via son abonnement à des outils et fonctionnalités payantes disponibles via PRISMO Tools. Ces outils comprennent  la remontée et l’analyse des données de ses profils talents invités.

La présente Politique de Confidentialité s’applique au site prismo.io et aux applications web détenues par la marque PRISMO : PRISMO App, PRISMO Tools, Aura by PRISMO, DISC by PRISMO, Helio by PRISMO et Quark by PRISMO. Les données sont utilisées pour donner accès à nos services et permettre l’identification complète du profil comme expliqué dans l’introduction ci-dessus.

1. Utilisation des données

L’utilisation des données de nos utilisateurs dépend des services auxquels ils ont recours et des options définies dans les paramètres de leur profil.

PRISMO vend des services qui fournissent aux utilisateurs administrateurs des fonctionnalités d’invitation de profils talents et de remontée de données spécifiques à leurs résultats des outils d’identification du profil ainsi qu’un rapport Aura ou PRISMO présentant de manière approfondie lesdits résultats. Ces données et résultats sont également mis à disposition sous forme de ressources téléchargeables. 

Les utilisateurs administrateurs ont donc accès à une synthèse des données de l’utilisateur invité sauf instruction contraire de sa part. 

Les adresses e-mail, utilisées pour inviter un tiers n’étant pas inscrit, sont renseignées par l’utilisateur administrateur dans le cadre de ses propres processus de travail et l’utilisation des données de ce tiers n’implique aucunement la responsabilité de PRISMO durant cette étape. Dans ce contexte, l’utilisateur administrateur agit en tant que Responsable de traitement. 

PRISMO n’enregistre des données personnelles qu’à partir du moment où un Utilisateur se créer un compte. Entre l’invitation et la création de compte, PRISMO ne conserve aucune donnée personnelle.

PRISMO prend contact avec un Utilisateur par e-mail pour promouvoir ses services (marketing). L’Utilisateur peut modifier ses préférences de communication à tout moment en accédant aux paramètres de son compte PRISMO. Il peut notamment bloquer les messages que PRISMO lui envoie.

Des messages par e-mail sont envoyés pour, par exemple, faire un récapitulatif des résultats Aura, Helio ou Quark, envoyer des invitations à des candidats de recruteurs ou de coachs utilisateurs de PRISMO Tools, etc. 

PRISMO utilise également les données et éventuellement les communications d’un Utilisateur uniquement pour répondre à ses réclamations et résoudre des problèmes comme les bug dans le cadre du service client. 

PRISMO utilise les données des utilisateurs pour générer des statistiques traitées de manière anonyme sur les inscrits, les utilisateurs administrateurs et leur activité afin d’améliorer l’offre de service que PRISMO propose.

2. Données collectées

Les données à caractère personnel sont exclusivement réservées à la gestion de l’inscription de l’utilisateur pour assurer et améliorer le fonctionnement et l’utilisation optimale de nos services.

2.1. Données fournies par l’utilisateur

PRISMO agit en tant que responsable de traitement pour les données transmises par l’utilisateur dans le cadre de son inscription sur le site. 

Pour créer un compte, un utilisateur doit renseigner :

– nom, 

– prénom, 

– adresse e-mail 

La première connexion nécessite la création d’un mot de passe. Celui-ci est uniquement connu par le détenteur du compte. 

Si l’utilisateur s’inscrit sur le service payant PRISMO Tools (https://tools.prismo.io), il devra fournir :

• un numéro de téléphone
• éventuellement ses coordonnées bancaires selon l’option de paiement choisie. Celles-ci ne sont pas directement gérées par PRISMO mais par la société Stripe (https://stripe.com/) qui agit en qualité de responsable de traitement. 

Un Utilisateur administrateur peut affilier des collaborateurs appelés « toolers » pour qu’ils puissent eux aussi accéder à l’espace PRISMO Tools. Dans ce cas, il collecte, en qualité de Responsable de traitement les données suivantes : 

– nom, 

– prénom,

– adresse e-mail 

2.2. Données collectées via les outils

Questionnaires Aura et Helio

Pour accéder aux deux questionnaires sur l’identification du profil de comportement Aura (https://aura.prismo.io) et du profil de motivations Helio (https://helio.prismo.io), l’utilisateur doit renseigner trois informations supplémentaires nécessaires aux algorithmes de calcul des résultats : 

• l’année de naissance, 
• le genre (facultatif : l’utilisateur choisi de communiquer ou non cette information)
• la position géographique (ville). 

Ces données ne sont pas visibles sur le profil mais peuvent l’être pour l’utilisateur administrateur utilisant PRISMO Tools si ce dernier a invité ce profil talent. Dans ce cas, un consentement est demandé par un mail d’acceptation dédié comprenant un lien url avec un token unique d’accès. 

Publication et téléchargement sur l’application web

PRISMO agit en tant que responsable de traitement pour la collecte des données à caractère personnel suivantes lorsque l’utilisateur remplit un formulaire, soumet un CV, répond à des questions : 

– nom, 

– prénom 

– adresse e-mail 

– l’année de naissance, 

– le genre (facultatif : l’utilisateur choisi de communiquer ou non cette information)

– la position géographique (ville). 

– réponses aux questionnaires Aura et Helio 

2.3. Données fournies par des tiers

Un tiers ne peut pas publier de contenu concernant un utilisateur, exception faite de son adresse e-mail, lors d’une invitation à utiliser les outils de PRISMO à partir du back office PRISMO Tools.

Un tiers peut consulter toutes les données personnelles dont un utilisateur accepte la publication, sans en acquérir de droits d’utilisation. 

3. Base légale du traitement

4. Modification de la Politique de Confidentialité

PRISMO se réserve le droit de modifier la Politique de Confidentialité afin de se conformer notamment à toutes évolutions réglementaires, jurisprudentielles, éditoriales ou techniques. La Politique de Confidentialité modifiée prend effet pour tous les utilisateurs à la date de mise en ligne sur le site de PRISMO. En conséquence, les utilisateurs peuvent se référer à tout moment à la page de Politique de Confidentialité accessible sur ce dernier ou via le lien suivant : https://prismo.io/politique-confidentialite/

5. Conservation des données

PRISMO conserve les données d’un utilisateur selon le cycle suivant :

1. Conservation active pour une durée maximale de deux (2) années renouvelables. PRISMO utilise les données dans le cadre de la présente Politique de Confidentialité.
2. Archivage intermédiaire si le consentement n’est pas renouvelé pour une durée de deux années. A ce moment, les données personnelles ne sont plus accessibles et les données d’identification du profil (réponses aux questionnaires et résultats) sont traitées de manière anonyme par l’équipe R&D de PRISMO qui travaille à l’amélioration des outils. 
3. Archivage définitif qui correspond à la suppression des toutes les données personnelles et à l’anonymisation des réponses aux questionnaires et des résultats. Cette étape a lieu de deux manières différentes :
   1. La période d’archivage intermédiaire est passée ;
   2. L’utilisateur supprime son compte.

6. Droits d’accès et de rectification des données personnelles

Conformément à la loi Informatique et Libertés du 6 janvier 1978 modifiée et au Règlement Général sur la Protection des Données du 27 avril 2016, tout utilisateur dispose d’un droit d’accès, d’opposition, de rectification et d’effacement des données à caractère personnel le concernant, ainsi que du droit à la portabilité et de la possibilité de solliciter une limitation du traitement de ses données à caractère personnel, dans certaines situations. 

Vous pouvez exercer ces droits en adressant un email à l’adresse suivante : 

contact@prismo.io 

ou un courrier postal à l’adresse suivante : 

PRISMO SAS – Les Papeteries Image Factory – 3 Esplanade Augustin Aussedat, 74960 Annecy.

PRISMO permet également de supprimer et de rectifier les données affichées dans un profil d’un utilisateur en accédant aux paramètres ou en nous contactant directement.

PRISMO s’engage à répondre à la demande dans un délai d’un mois. 

7. Fermeture de compte

Les paramètres de compte permettent de fermer un compte utilisateur. Dans ce cas, il est immédiatement supprimé ainsi que l’ensemble des données associées.

Concernant les données issues des réponses et résultats Aura, Helio et Quark, celles-ci sont traitées de manière anonyme et conservées à des fins de recherche et développement.

Dans certains cas, la fermeture d’un compte est plus complexe et n’est pas possible en utilisant l’option dans les paramètres de l’espace utilisateur. Dans ce cas, il convient de faire la demande de fermeture de compte en nous contactant directement.

8. Minimisation et proportionnalité

PRISMO ne collecte que les informations nécessaires au bon fonctionnement du site et des solutions.

9. Données sensibles

PRISMO ne collecte jamais des données sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, l’appartenance syndicale, l’état de santé ou la vie sexuelle des personnes. Si ce type de données venait à être collecté, un consentement explicite de l’utilisateur serait requis. 

10. Transmission des données à caractère personnel aux tiers

PRISMO ne vend pas les données de ses Utilisateurs à des tiers.

Certains de nos Utilisateurs utilisent nos outils via notre API. Dans ce cas, les utilisateurs accédant à nos services par ce biais sont aussi soumis aux CGV et CGU de PRISMO et à la présente politique de confidentialité. Pour prendre connaissance des données collectées par API à partir des services de PRISMO, il est recommandé de prendre connaissance des conditions générales d’utilisation et de la politique de confidentialité du propriétaire de l’API.

11. Stockage des données

L’hébergement des données de PRISMO est assuré par la société Google grâce à sa plateforme de cloud computing Google Cloud Platform (https://cloud.google.com/) et par la société Amazon grâce à sa plateforme de cloud computing Amazon Web Services (https://aws.amazon.com), en conformité avec les exigences françaises de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) en matière de transfert de données vers cette même entreprise, dont les datacenters sont situés à Paris en France, à Francfort en Allemand et à Zurich en Suisse. Les données des utilisateurs sont exclusivement hébergées dans le datacenter de Francfort.

12. Gestion des cookies

Le Site PRISMO dépose des cookies tiers destinés à assurer la disponibilité et la sécurité du site internet. Le détail de ceux-  ci est disponible sur l’url https://knowledge.hubspot.com/fr/privacy-and-consent/what-cookies-does-hubspot-set-in-a-visitor-s-browser.